Hvad er ’scope creep’ – og hvordan bliver du en rigtig scope creep buster?

Halloween er over os, og det er fandeme uhyggeligt, du! 🎃

Det er det tidspunkt, hvor hekse, spøgelser og andre mørke kræfter kommer frem for at skræmme livet af os. Som produktleder kan jeg ikke komme i tanke om noget mere uhyggeligt end ’scope creep’.

Alle, der har arbejdet med en eller anden form for produktudvikling, kender til den næsten uundgåelige situation, hvor et ellers veldefineret scope pludselig ændres. Det er en frustrerende situation, næsten ligegyldigt hvilken rolle du har i et udviklingsteam, og jo længere vi er inde i udviklingen af produktet, jo mere skræmmende bliver scope creep.

Der kan være mange grunde til, at scope creep opstår, men det er vores evne til at håndtere situationen, der definerer den indvirkning, det vil have på vores udviklingsflow.

Ligesom spøgelser bliver håndteret af vores helte i den ikoniske film Ghostbusters, kan vi også gøre os klar til at håndtere en uhyggelig scope creep-situation. Så er spørgsmålet bare, om du er klar til at blive den næste Scope Creep Buster?

Hvad er Scope Creep?

Scope Creep, også kendt som fokus creep, feature creep eller køkkenvask-syndromet (Kitchen Sink Syndrome), har mange navne, men fælles for dem alle er, at det er en ukontrolleret udvidelse af et produkts scope efter produktimplementeringen er påbegyndt. Scope creep kan have stor indvirkning på udviklingsprocessen. Fx kan det betyde, at vi mister momentum og skal ændre flere af de ting, der allerede er blevet implementeret.

Selvfølgelig har pludselige ændringer også betydning for tidsplaner, budget og måske endda de færdigheder, der er nødvendige for at udvikle produktet. Og i sidste ende kan det være et kæmpe slag i hovedet for et udviklingsteam, som mister engagement og motivationen. ”Det hele kan være lige meget, for det bliver sikkert ændret lige om lidt igen!”, hviskes der i krogene.

Der kan være utallige årsager til, at scope creep opstår under produktudvikling, da det typisk er drevet af den kontekst, du befinder dig i. Nedenfor kan du læse nogle af de symptomer, jeg selv er stødt på under produktudvikling. Utroligt nok er flere af dem relateret til noget ret banalt – og så alligevel så vanskeligt – nemlig vores evne til at kommunikere.

Dårlig kommunikation med kunden

En af de absolut vigtigste elementer for at sikre succes for vores produkt er vores evne til at kommunikere med vores kunder. God kommunikation mellem produktteamet og kunderne er afgørende for at sikre, at kundens behov bliver dækket af det produkt, vi udvikler.

Selvom vi ofte kommunikerer med vores kunder, kan der stadig være tilfælde, hvor man har misforstået, hvad behovet egentlig er. Det kan være, fordi vi ikke er gode til at afkode, hvad der i virkeligheden bliver sagt, eller fordi vi kun hører, hvad vi vil høre. Eller vi spørger forkert, så kunden ikke er klar i sin kommunikation om, hvad behovet faktisk er, der skal dækkes.

Uanset hvad, så sniger virkeligheden sig ind på os, når det går op for os, at vi ikke dækker vores kunders reelle behov.

Dårlig kommunikation med interessenter

Hvis der ikke etableres god kommunikation mellem de interessenter, som har en aktie i produktet, vi forsøger at udvikle, kan det resultere i udfordringer. Denne problemstilling bliver også refereret til som 'stakeholder communication gap’. Udfordringen opstår, når interessenter er en afhængighed for at kunne sikre flowet i udviklingen, hvilket betyder, at en dårlig etableret kommunikationsvej udløser en flaskehals hos interessenter.

Selvskabt Scope Creep

Sidst, men ikke mindst, er det også vigtigt at kigge indad, for produktteams kan nemlig også selv være skyld i deres egen scope creep-lidelser. Til tider sker det, at udviklingsteams scope creeper deres egen udvikling ved selv at tilføje ekstra omfang til deres opgaver. ”Kunne det ikke være fedt hvis vi tilføjede den her nye teknologi”. Det kan være af egen personlige interesse, måske fordi man er nysgerrig på nye teknologier eller for at imponere kunderne.

Det kan også være produktteamets manglende evne til at indsamle og arbejde aktivt med de validerede hypoteser, som skal hjælpe med at afdække det behov, som kunderne har.

Sådan undgår du scope creep

Men hvad gør man så, når scope creep kommer snigende som var det et spøgelse i nattemørket? Og hvordan minimere man den indvirkning, det vil have på vores udviklingsproces? Her er nogle bud på, hvordan du kan gøre risiko for scope creep mindre.

Kommunikation og stakeholder management

Effektiv kommunikation er nøglen til at minimere scope creep. Hold regelmæssig kontakt med kunder og interessenter for at sikre, at deres behov og forventninger er tydeligt forstået. Det hjælper med at identificere potentielle ændringer tidligt i processen, så de kan tackles proaktivt.

Sørg for at få etableret et strategisk fundament for løbende kundeinddragelse via eksperimenter der kan be- eller afkræfte dine største spørgsmålstegn. Det kan også være en stor hjælp at lave et stakeholder-map, der synliggør, hvem du skal inddrage aktivt, holde øje med eller blot holde informeret.

Jeg kan anbefalede denne artikel, som giver en god indikation på hvordan man arbejder med forskellige typer stakeholders: Sådan navigerer du sikkert gennem det eksplosive stakeholder-minefelt

Proces for ændringshåndteringer

Etabler en proces for ændringshåndtering, hvor alle foreslåede ændringer evalueres, dokumenteres og prioriteres op mod emner, der på nuværende tidspunkt er øverst i backloggen, før de implementeres. Dette bør omfatte en vurdering af, hvordan ændringen påvirker projektets omfang, tidsplan og budget.

Prioritering af ændringer

Ikke alle ændringer er lige vigtige. Prioriter ændringer baseret på deres indvirkning på projektets mål og ønskede værdi. Det hjælper med at fokusere på de mest afgørende ændringer, så I undgår mindre betydningsfulde tilføjelser. Brug dine stakeholders, kunder og teammedlemmer til at vurdere ændringens prioritet.  

Vurdér risici

Undersøg omfanget af ændringen nøje. Nogle ændringer kan være mindre og kan implementeres uden store forsinkelser eller omkostninger, mens andre kan kræver, at I sadler helt om. Det er først når vi ikke forholder os til- og kommunikere ændringens risici, at vi sætter vores målsætninger i fare.  

Forhandlinger og kompromis

Når scope creep opstår, skal du være forberedt på forhandlinger. Diskuter ændringsforslag og find løsninger, der imødekommer både kundens- og stakeholders behov og vores produktmål. Vær opmærksom på at denne forhandling kan være en hård disciplin. Sørg for at have de gode argumenter med til samtalen og bak dem op med data og empiri. Det er i sidste ende indsigter og data, der gør os i stand til at tage en beslutning på et godt grundlag. Husk at nogle gange bliver man bare nødt til at mødes på midten for at sikre fremgang.  

Dokumenter alt

Hold nøje styr på alle ændringer, diskussioner og beslutninger. Dette omfatter nye produktemner på backloggen og deres prioritet, e-mails og formelle ændringsanmodninger. En omfattende dokumentation giver gennemsigtighed og sporbarhed. Dokumentation vil utvivlsomt være en uundværlig hjælp, når det kommer til at afklare eller begrunde specifikke beslutninger samt etablere et solidt grundlag for fremtidige beslutninger.

Se muligheder og gå positivt til scope creep

Det er aldrig helt nemt at håndtere pludselige ændringer, især ikke når de har betydning for dit arbejde. Men vi kan arbejde på, hvordan vi reagerer, når scope creep opstår under produktudviklingen. Vi kan gøre det til en mulighed for positiv forandring, en chance for at finde nye muligheder for værdiskabelse. Så længe vi sikrer et minimum af indvirkning på vores momentum og verificerer ændringerne op mod vores målsætninger, kan vi helt sikkert behandle pludselige ændringer, som en spændende mulighed for at forbedre vores produkt.  

Konklusion

Scope creep er næsten uundgåeligt, når man arbejder med produktudvikling. Jo mere komplekst vores produkt er, jo større sandsynlighed er der for scope creep. Men som så mange andre situationer, handler det om, hvordan vi responderer.

Med de introducererede initiativer håber jeg, du er klar til næste gang, du møder en uhyggelig scope creep-situation.

Og når du har håndteret situationen med minimal indflydelse på jeres udviklingsflow, kan du godt tillade dig at citere Bill Murray fra den legendariske Ghostbusters-film:

"We came, we saw, we kicked its ass!" 👻

‍